Hoe kun je het beste prioriteiten stellen?

In de blogs over de Braindump en planning kwam regelmatig het woord ‘prioriteiten stellen’ aan de orde. Leuk bedacht en ja je weet het wel. Maar alles is belangrijk en alles moet nu! Je projectverslag moet vanavond worden ingeleverd, je vriendin heeft een mental breakdown, die toets waar je nog niets voor hebt gedaan is vrijdag al en F*CK je moet de vaatwasser ook nog uitruimen anders heb je mams op je nek. Dat wordt een druk dagje. Plus we hebben het niet eens over wat er voor morgen en de rest van de week nog op je planning staat. Dus:

Stap 1: Lijstjes, notities, post-its, notebooks en je agenda

Zonder overzicht kun je ook geen prioriteiten stellen. Heb jij één centrale plek waar je alles wat je moet doen opschrijft? Of is alles verspreid over je agenda, notebooks, 3 todo-lijsten in je telefoon plus 4 post-its aan je laptop? Je weet wat er gaat komen: veeg alles op één hoop en maak er één lijst van. Misschien heb je al een braindump gedaan en daarmee al een lijst gemaakt. Nog beter. Zo niet en zit je hoofd vol: maak dan eerst die braindump. Het werkt echt heel goed namelijk.

‘Belangrijk’ en ‘Direct’ volgens de Van Dale

Betekenis ‘belangrijk’
be·lang·rijk (bijvoeglijk naamwoord, bijwoord) 1 gewichtig, van belang: een belangrijke zaak 2 vrij groot: een belangrijke som 3 veel, aanzienlijk: deze is belangrijk groter dan die

Betekenis ‘direct’
di·rect (bijvoeglijk naamwoord, bijwoord) 1 rechtstreeks: een directe verbinding 2 zonder uitstel; = onmiddellijk: ik kom direct bij u; per direct met onmiddellijke ingang

Belangrijk en onbelangrijk, moet direct en kan later

Is je lijst compleet, dan kun je hem gaan opbreken. Wat is belangrijk en niet belangrijk, wat moet nu en wat kan later. De zogenaamde prioriteitenmatrix. Ik heb gezocht naar een beter of leuker systeem, maar het niet gevonden helaas. Dit is de beste manier om prioriteiten te stellen en het werkt. De basis staat hieronder:

1. Het is belangrijk en het moet direct: nu doen
2. Het is belangrijk en kan later: inplannen
3. Het is niet belangrijk maar moet wel direct: delegeren of tussendoor doen
4. Het is niet belangrijk en kan later: dit is afleiding. Niet doen of op een ‘leeg’ moment uitvoeren

1, 2, 3 en 4 zijn ook meteen de nummers die je gaat gebruiken. Om het je makkelijker te maken hebben we een matrix gemaakt die je zo kunt uitprinten en invullen.

Voordat je begint met invullen van de matrix

Hetgeen wat mij persoonlijk tegenstaat bij alle prioriteiten matrixen die je vindt, is dat zaken zoals ‘social media’, ‘kletsen met anderen’ en ‘Netflix kijken’ altijd in het vierde kwadrant staan: ‘onbelangrijk en kan later’. Die dingen zijn wel degelijk belangrijk en op dit moment belangrijker dan ooit. Een beetje lief zijn voor jezelf moet namelijk. (lees meer daarover in het blog over ‘voor jezelf zorgen’).

Je lijst staat waarschijnlijk vol met taken die horen bij studie, bij werk en dingen die je moet doen voor anderen. Staan de dingen erop die voor jou persoonlijk van belang zijn? Een vrije avond bijvoorbeeld? Sporten? Je hobby? Zet die er ook bij. Ze zijn namelijk net zo belangrijk als de rest.

Daarom bij deze een iets andere invulling van de vier kwadranten. Hoe maak je onderscheid tussen de prioriteiten? Hiervoor zul je de volgende dingen moeten leren:

Leer herkennen wat nu belangrijk is

Prioriteit 1: Het is belangrijk en het moet nu.

Vrije vertaling: dit zijn dingen die figuurlijk in de fik staan en zo snel mogelijk moeten worden opgelost of gedaan. Dat projectverslag dat vanavond voor 00.00 uur moet zijn ingeleverd en nog lang niet af is. Je uren vandaag doorgeven anders wordt je volgende week niet ingepland op je werk. Leren voor die toets van vrijdag én je hebt beloofd om je broertje te helpen met zijn huiswerk vanmiddag. Allemaal zaken die geen uitstel kunnen krijgen.

Heb je 10 van dit soort dingen op je bord liggen alleen al voor vandaag, vraag je dan hetvolgende af:

Wat gebeurt er nu daadwerkelijk als ik dit vandaag niet doe en is dat het me waard? Of kan ik dit toch op een later moment doen? Dan gaat het naar 2. Moet ik dit echt zelf doen? Kan ik dit misschien delegeren aan iemand anders? Dan schuift die taak op naar prioriteit 3.

Leer herkennen wat belangrijk voor jezelf is

Prioriteit 2: Wel belangrijk, maar het hoeft niet nu.

Als je kijkt naar studie of werk, kun je zo ongeveer alles hierin zetten. Studeren, samenvattingen maken en colleges terugkijken. Maar ook persoonlijke doelen en zelfzorg horen in dit kwadrant thuis. Een avondje hersenloos Netflix, een uurtje Houseparty met je vrienden (nou ok 2 uur) en zeker ook sporten, lezen, enzovoort. Het is namelijk belangrijk voor jou. We zijn niet gemaakt om 100% productieve wezens te zijn. Sterker, daar ga je aan onderdoor.

De vraag bij dit kwadrant: is het echt belangrijk (er zijn serieuze consequenties als het niet wordt gedaan) en vervolgens: is het belangrijk voor mij.

En als je vastloopt of je slecht voelt door alle stress, dan kan dat uurtje sporten gewoon doorschuiven naar prioriteit 1. Anders komt er van dat leren ook niets terecht.

Inplannen

Alles wat prioriteit 2 heeft kun je gaan inplannen. Blok de items in je agenda en wees realistisch wat betreft de tijdsduur.

Leer delegeren

Prioriteit 3: Niet belangrijk, maar het moet wel nu

De lastigste, omdat je dingen moet vragen aan anderen. Het zijn dringende zaken, maar wel vaak dringend voor anderen en minder voor jou. Zoals de vaatwasser uitruimen (sorry mam), appjes beantwoorden of je pakket terugbrengen. Negen van de tien keer zijn dit beloftes die je hebt gedaan of taken die je zijn opgelegd door anderen. Soms zul je dit gewoon moeten doen. Zit je klem, dan is het delegeren of simpelweg nee zeggen.

Leer dat er weinig écht onzinnig is

Prioriteit 4: Niet belangrijk, kan later

Hier staat alles in wat afleiding is en geen haast heeft. Een soort verzamelbak van activiteiten die niet belangrijk zijn maar vaak wel leuk. Dingen die je op ieder moment kunt doen en waar geen tijd aan vast zit. Let hierbij op dat je een onderscheid maakt tussen écht onbelangrijk en ‘onbelangrijk’ omdat het onbelangrijk ‘hoort te zijn’.  Alles wat te maken heeft met tijdverdrijf is niet per definitie onzinnig namelijk. Zet hier dus absoluut geen hobby’s, sport of broodnodige vrijetijdsdingen in. Die horen gewoon in kwadrant 2.

Wat hier wél in hoort zijn alle zaken die je wilt doen voor jezelf of voor anderen, zonder consequenties en zonder tijdsdruk. Het is een prima plek om dat shoppinguitje in te zetten. Of die ene talencursus die je nog wilt volgen. Heb je voldoende tijd dan kun je ze stuk voor stuk naar prioriteit 2 verschuiven en gaan inplannen. Of doorschuiven naar 3 als je er zelf geen zin in hebt 😉